Función de Auto-respuesta de TimelinesAI
Proporcionamos una herramienta de auto-respuesta, que le permitirá enviar respuestas automáticas a los chats de WhatsApp. Además, esta función le permitirá asignar automáticamente chats entrantes a diferentes miembros del equipo en TimelinesAI y, al mismo tiempo, etiquetar estos mismos chats.
En este artículo, revisaremos esta función y cómo puede configurarla para su espacio de trabajo de TimelinesAI.
Tener una suscripción activa con TimelinesAI
Tener suficiente cuota de envío masivo
Una cuenta de WhatsApp conectada a su espacio de trabajo de TimelinesAI
Para comenzar, vaya a la sección de Auto-respuesta («Autoresponder») en TimelinesAI:
Nota: La cuota de envío masivo disponible se mostrará en la parte superior para confirmar fácilmente cuántos mensajes tiene todavía para utilizar ésta función.
Este cuadro de texto contendrá su mensaje de bienvenida, que se enviará al contacto inmediatamente después de su primer mensaje. Puede agregar un saludo y detalles sobre las opciones que le presentará al contacto, para que pueda proceder con su selección.
Ahora que ha creado su mensaje de bienvenida, puede continuar con la selección automática. Éstas permitirán agregar opciones para sus contactos para que puedan elegir la que están buscando.
Puede agregar hasta 10 entradas de Selección Automática. Éstas se verán así:
Texto de Selección («Selection Text»): Puede escribir una opción aquí para que sus contactos puedan elegir (_por ejemplo: «Ventas», «Productos», «Servicio turístico», «Obtener una cotización», etc.)
Mensaje de Respuesta («Response Message»): Aquí escribirá un mensaje para su contacto, que se enviará inmediatamente después de que haga su selección.
Asignar un Agente («Assign an Agent»): Esta opción le permitirá asignar automáticamente el chat a cualquiera de los miembros de su equipo, dependiendo de la selección realizada por el contacto.
Agregar Etiqueta a una Conversación («Add Label to a Conversation»): También puede etiquetar un chat, según la selección en cuestión, para que pueda identificarse fácilmente en su bandeja de entrada.
Mover Hacia Arriba/Abajo («Move Up/Move Down»): Estos botones le permitirán reorganizar el orden de sus entradas de Selección Automática.
Eliminar («Delete»): Puede hacer clic en este botón si desea eliminar la selección automática proporcionada.
Agregar Selección («Add Selection»): Esta opción agregará una nueva entrada de Selección Automática, en caso de que quiera ofrecer más opciones a sus contactos.
Una vez que haya configurado sus entradas de Selección Automática, podrá configurar un mensaje para selecciones inválidas. Si el contacto realiza una selección no válida, el sistema le enviará un mensaje informando al respecto.
Encontrará un cuadro de texto donde puede crear su mensaje, para informar al contacto sobre la selección inválida que realizó, para que pueda intentar seleccionar la opción correcta.
Si desea informar a sus contactos sobre cualquier retraso en la asistencia (debido a la carga de trabajo o a miembros del equipo ocupados, por ejemplo), puede habilitar esta opción. Se le presentará lo siguiente:
Cuadro de Texto («Text Box»): Este cuadro de texto contendrá el mensaje que desea compartir con su contacto.
Mensaje de Cliente no Atendido Habilitado («Customer Not Attended Message Enabled»): Este botón de alternancia se puede activar o desactivar, dependiendo de si desea habilitar este mensaje.
Reasignación a («Reassign to»): En caso de que desee reasignar un chat a otro miembro del equipo dentro de su espacio de trabajo de TimelinesAI, puede seleccionar ese nuevo miembro del equipo a través de esta configuración.
Minutos Sin Respuesta («Minutes Without Response»): Este es el tiempo que tomará el sistema antes de enviar el mensaje. Por ejemplo, si considera que esperar 20 minutos es suficiente para enviar éste mensaje, entonces puede ingresar el número «20».
Notificar por Correo Electrónico («Notify by Email»): Podrá enviar un correo electrónico al miembro del equipo responsable del chat o también, puede enviar ese correo electrónico a uno de sus administradores designados, para que puedan realizar un seguimiento de esos charlas
Por último, esta opción le permitirá habilitar la respuesta automática en un nuevo mensaje entrante dentro del hilo del chat, después de un período definido de inactividad. Si está desactivado (predeterminado), la respuesta automática solo responderá al primer mensaje en chats entrantes nuevos.
Las opciones que verá para esta sección:
Habilitado para Chats Inactivos («Enabled for Inactive Chats»): Puede activar/desactivar el botón de alternancia para habilitar/deshabilitar esta configuración.
Chat Considerado Inactivo después de (horas, 1 - 240) («Chat Considered Inactive after»): Podrá configurar el tiempo que tardará nuestro sistema en considerar un chat inactivo. Generalmente se recomienda configurarlo en 24 o 48 horas.
Después de configurar todas las secciones antes mencionadas, podrá guardar los cambios haciendo clic en el botón verde "Guardar Configuración" («Save Settings») que se encuentra en la parte inferior derecha de la sección Auto-respuesta o «Autoresponder». Sin embargo, si no desea guardar los cambios, puede hacer clic en el botón rojo "Descartar configuración":
También verá otros botones en esta sección:
Descargue el Registro de Respuesta Automática de 30 Días («Download 30-Day Autoresponder Log»): Si nota algún problema con esta función, puede descargar este registro y enviárnoslo a través de nuestro Soporte por Chat o por correo electrónico a hello@timelines.ai, para que podamos revisarlo
Iniciar Simulación de Respuesta Automática («Start Auto-responder Simulation»): Ésta opción le permitirá probar los ajustes que ha configurado. Repasaremos esta función en la siguiente sección de este artículo.
Ahora que ha configurado correctamente la respuesta automática, el último paso es habilitarla para cuentas específicas de WhatsApp en su espacio de trabajo. Si no lo habilita, el sistema no activará la respuesta automática para nuevos chats. Usted tendrá que:
Dirigirse a la sección Cuentas de WhatsApp («WhatsApp Accounts») en TimelinesAI
Haga clic en el botón de alternancia "Auto-respuesta («Autoresponder»)" que aparecerá junto a las cuentas de WhatsApp donde desea habilitar esta función:
Nota: Al habilitar la "Auto-respuesta" se desactivará automáticamente la función de integración "ChatGPT" para esa cuenta de WhatsApp en particular, y viceversa.
¡Y listo! Su Auto-respuesta de TimelinesAI interactuará con sus contactos según la configuración que haya establecido.
Al hacer clic en el botón «Iniciar Simulación de Respuesta Automática» («Start Auto-responder Simulation»), podrá probar la configuración de respuesta automática que ha configurado para ver cómo funcionaría. Ésta función le ayudará a mejorar la configuración de su Auto-respuesta, de ser necesario:
Puede reiniciar la simulación haciendo clic en este botón, en caso de que desee probar otras opciones en su configuración de Auto-respuesta.
Escriba su mensaje en esta sección
Haga clic en este botón para enviar su mensaje
Por último, una vez terminada la simulación, puede hacer clic en este botón.
En este artículo, revisaremos esta función y cómo puede configurarla para su espacio de trabajo de TimelinesAI.
Requisitos:
Tener una suscripción activa con TimelinesAI
Tener suficiente cuota de envío masivo
Una cuenta de WhatsApp conectada a su espacio de trabajo de TimelinesAI
Introducción
Para comenzar, vaya a la sección de Auto-respuesta («Autoresponder») en TimelinesAI:
Nota: La cuota de envío masivo disponible se mostrará en la parte superior para confirmar fácilmente cuántos mensajes tiene todavía para utilizar ésta función.
Mensaje de Bienvenida («Welcome Message»)
Este cuadro de texto contendrá su mensaje de bienvenida, que se enviará al contacto inmediatamente después de su primer mensaje. Puede agregar un saludo y detalles sobre las opciones que le presentará al contacto, para que pueda proceder con su selección.
Selección Automática («Automatic Selection»)
Ahora que ha creado su mensaje de bienvenida, puede continuar con la selección automática. Éstas permitirán agregar opciones para sus contactos para que puedan elegir la que están buscando.
Puede agregar hasta 10 entradas de Selección Automática. Éstas se verán así:
Texto de Selección («Selection Text»): Puede escribir una opción aquí para que sus contactos puedan elegir (_por ejemplo: «Ventas», «Productos», «Servicio turístico», «Obtener una cotización», etc.)
Mensaje de Respuesta («Response Message»): Aquí escribirá un mensaje para su contacto, que se enviará inmediatamente después de que haga su selección.
Asignar un Agente («Assign an Agent»): Esta opción le permitirá asignar automáticamente el chat a cualquiera de los miembros de su equipo, dependiendo de la selección realizada por el contacto.
Agregar Etiqueta a una Conversación («Add Label to a Conversation»): También puede etiquetar un chat, según la selección en cuestión, para que pueda identificarse fácilmente en su bandeja de entrada.
Mover Hacia Arriba/Abajo («Move Up/Move Down»): Estos botones le permitirán reorganizar el orden de sus entradas de Selección Automática.
Eliminar («Delete»): Puede hacer clic en este botón si desea eliminar la selección automática proporcionada.
Agregar Selección («Add Selection»): Esta opción agregará una nueva entrada de Selección Automática, en caso de que quiera ofrecer más opciones a sus contactos.
Mensaje de Selección Inválido («Invalid Selection Message»)
Una vez que haya configurado sus entradas de Selección Automática, podrá configurar un mensaje para selecciones inválidas. Si el contacto realiza una selección no válida, el sistema le enviará un mensaje informando al respecto.
Encontrará un cuadro de texto donde puede crear su mensaje, para informar al contacto sobre la selección inválida que realizó, para que pueda intentar seleccionar la opción correcta.
Mensaje Cuando un Cliente no es Atendido por un Agente («Message When a Customer not Attended by an Agent»)
Si desea informar a sus contactos sobre cualquier retraso en la asistencia (debido a la carga de trabajo o a miembros del equipo ocupados, por ejemplo), puede habilitar esta opción. Se le presentará lo siguiente:
Cuadro de Texto («Text Box»): Este cuadro de texto contendrá el mensaje que desea compartir con su contacto.
Mensaje de Cliente no Atendido Habilitado («Customer Not Attended Message Enabled»): Este botón de alternancia se puede activar o desactivar, dependiendo de si desea habilitar este mensaje.
Reasignación a («Reassign to»): En caso de que desee reasignar un chat a otro miembro del equipo dentro de su espacio de trabajo de TimelinesAI, puede seleccionar ese nuevo miembro del equipo a través de esta configuración.
Minutos Sin Respuesta («Minutes Without Response»): Este es el tiempo que tomará el sistema antes de enviar el mensaje. Por ejemplo, si considera que esperar 20 minutos es suficiente para enviar éste mensaje, entonces puede ingresar el número «20».
Notificar por Correo Electrónico («Notify by Email»): Podrá enviar un correo electrónico al miembro del equipo responsable del chat o también, puede enviar ese correo electrónico a uno de sus administradores designados, para que puedan realizar un seguimiento de esos charlas
Habilitar Respuesta Automática para Chats Inactivos («Enable Autoresponder for Inactive Chats»)
Por último, esta opción le permitirá habilitar la respuesta automática en un nuevo mensaje entrante dentro del hilo del chat, después de un período definido de inactividad. Si está desactivado (predeterminado), la respuesta automática solo responderá al primer mensaje en chats entrantes nuevos.
Las opciones que verá para esta sección:
Habilitado para Chats Inactivos («Enabled for Inactive Chats»): Puede activar/desactivar el botón de alternancia para habilitar/deshabilitar esta configuración.
Chat Considerado Inactivo después de (horas, 1 - 240) («Chat Considered Inactive after»): Podrá configurar el tiempo que tardará nuestro sistema en considerar un chat inactivo. Generalmente se recomienda configurarlo en 24 o 48 horas.
Configuración General
Después de configurar todas las secciones antes mencionadas, podrá guardar los cambios haciendo clic en el botón verde "Guardar Configuración" («Save Settings») que se encuentra en la parte inferior derecha de la sección Auto-respuesta o «Autoresponder». Sin embargo, si no desea guardar los cambios, puede hacer clic en el botón rojo "Descartar configuración":
También verá otros botones en esta sección:
Descargue el Registro de Respuesta Automática de 30 Días («Download 30-Day Autoresponder Log»): Si nota algún problema con esta función, puede descargar este registro y enviárnoslo a través de nuestro Soporte por Chat o por correo electrónico a hello@timelines.ai, para que podamos revisarlo
Iniciar Simulación de Respuesta Automática («Start Auto-responder Simulation»): Ésta opción le permitirá probar los ajustes que ha configurado. Repasaremos esta función en la siguiente sección de este artículo.
Habilitar Respuesta Automática para Cuentas Específicas de WhatsApp («Enable Autoresponder for Specific WhatsApp Accounts»)
Ahora que ha configurado correctamente la respuesta automática, el último paso es habilitarla para cuentas específicas de WhatsApp en su espacio de trabajo. Si no lo habilita, el sistema no activará la respuesta automática para nuevos chats. Usted tendrá que:
Dirigirse a la sección Cuentas de WhatsApp («WhatsApp Accounts») en TimelinesAI
Haga clic en el botón de alternancia "Auto-respuesta («Autoresponder»)" que aparecerá junto a las cuentas de WhatsApp donde desea habilitar esta función:
Nota: Al habilitar la "Auto-respuesta" se desactivará automáticamente la función de integración "ChatGPT" para esa cuenta de WhatsApp en particular, y viceversa.
¡Y listo! Su Auto-respuesta de TimelinesAI interactuará con sus contactos según la configuración que haya establecido.
Función de Simulación de Respuesta Automática («Autoresponder Simulation Function»)
Al hacer clic en el botón «Iniciar Simulación de Respuesta Automática» («Start Auto-responder Simulation»), podrá probar la configuración de respuesta automática que ha configurado para ver cómo funcionaría. Ésta función le ayudará a mejorar la configuración de su Auto-respuesta, de ser necesario:
Puede reiniciar la simulación haciendo clic en este botón, en caso de que desee probar otras opciones en su configuración de Auto-respuesta.
Escriba su mensaje en esta sección
Haga clic en este botón para enviar su mensaje
Por último, una vez terminada la simulación, puede hacer clic en este botón.
Actualizado el: 19/03/2024
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