Integración de TimelinesAI y Zoho CRM
Con la integración de TimelinesAI con Zoho CRM, puedes:
Crear automáticamente un registro y asignarlo automáticamente en Zoho CRM cuando aparezca un nuevo chat de WhatsApp
Sincronizar mensajes de WhatsApp como notas en un registro de Zoho
Iniciar, leer y continuar chats de WhatsApp a través de la vista de Chat en Vivo de WhatsApp desde la página de detalles del cliente potencial en Zoho
Esta guía te guiará a través de pasos simples para usar con éxito todas las funciones de la integración entre TimelinesAI y Zoho CRM.
✅ Requisitos previos
✅ Conectar Timelines a Zoho
✅ Cómo funciona la integración
✅ ¿Cómo funciona la extensión de Chat en Vivo de WhatsApp?
✅ ¿Cómo funciona la sincronización WhatsApp a Zoho?
Comencemos 🚀
Para acceder a las funciones de integración de TimelinesAI con Zoho se requiere lo siguiente:
Espacio de trabajo activo en TimelinesAI
Conexión establecida entre la organización de Zoho y el espacio de trabajo de TimelinesAI – requerida para cualquier función de integración
Conexión establecida entre cuentas personales (individuales) de Zoho y el espacio de trabajo de TimelinesAI – requerida para el Chat en Vivo de WhatsApp
Al menos un número de WhatsApp conectado al espacio de trabajo de TimelinesAI
Para comenzar con la integración de Timelines y Zoho CRM, debes establecer una conexión entre Zoho y TimelinesAI. La integración de TimelinesAI con Zoho tiene dos tipos de conexiones:
Conexión de la Organización (Maestra): requerida para cualquier función de integración con Zoho
Conexión Personal (Individual): requerida solo para la función de Chat en Vivo de WhatsApp
Para conectar:
Inicia sesión en TimelinesAI como propietario del espacio de trabajo o administrador y abre https://app.timelines.ai/integrations/zoho_crm/
Haz clic en Conectar Organización de Zoho (o Conectar mi Zoho, dependiendo del tipo de conexión)
Sigue el proceso de autorización en pantalla
Puedes obtener más información sobre cómo administrar conexiones en este artículo.
Una vez que las cuentas de Organización e Individuales de Zoho están conectadas, las siguientes funciones estarán disponibles. Puedes elegir usar una o ambas — depende completamente de ti:
Sincronización de WhatsApp a Zoho: Sincroniza contactos y mensajes de WhatsApp con tu módulo de Zoho CRM seleccionado, emparejando registros por número de teléfono y creando nuevos registros cuando no se encuentra coincidencia.
Extensión de Chat en Vivo de WhatsApp: Agrega un botón o widget en la página de detalles del registro de Zoho y abre la Vista de Chat de WhatsApp, emparejando automáticamente chats por número de teléfono del registro. Si no se encuentran chats, se puede iniciar una nueva conversación.
La integración de Vista de Chat en Vivo de WhatsApp de TimelinesAI te permite gestionar chats de WhatsApp directamente desde la página de detalles del cliente potencial/contacto en Zoho.
Al hacer clic en Chat en Vivo de WhatsApp o Abrir Chat/s de WhatsApp, el sistema busca el/los número(s) de teléfono del cliente potencial y luego encuentra los chats de WhatsApp que coincidan con esos números desde TimelinesAI.
Los chats se mostrarán directamente dentro de la vista. Puedes leer mensajes de WhatsApp dentro de Zoho CRM. También puedes responder a los mensajes, incluyendo el uso de plantillas de mensajes, adjuntar archivos y enviar emojis. Si no se encontraron chats coincidentes, podrás iniciar uno nuevo.
Todos los mensajes se envían y reciben en tiempo real. Esto significa que la conversación se mantiene actualizada y fluida, y nunca tienes que salir de Zoho CRM para gestionar el chat.
La vista de Chat en Vivo de WhatsApp requiere que la Extensión de TimelinesAI esté instalada dentro de Zoho CRM. Aprende más sobre el Chat en Vivo de WhatsApp en este artículo.
# ¿Cómo funciona la sincronización de WhatsApp con Zoho?
¡Los chats grupales de WhatsApp no son compatibles!
Sincronización de WhatsApp a Zoho:
Crea automáticamente un chat como nuevo registro en Zoho (por ejemplo: cliente potencial) si no se encuentra ningún registro coincidente por número de teléfono.
Asigna automáticamente los registros creados al usuario correspondiente en Zoho CRM.
Registra los mensajes de WhatsApp como notas en la página de detalles del registro en Zoho.
Tiene en cuenta los registros convertidos antes de crear nuevos registros y registrar mensajes de WhatsApp.
Para activar la sincronización, primero debes configurarla:
Abre https://app.timelines.ai/integrations/zoho_crm/ como el usuario de TimelinesAI que conectó la organización de Zoho a TimelinesAI.
Haz clic en Configurar y Activar
Selecciona la configuración de sincronización deseada
Haz clic en Activar integración
Dentro de los ajustes de sincronización puedes seleccionar:
Destino de sincronización
Campo para sincronizar el número de WhatsApp del contacto
Campos para sincronizar el nombre del contacto, el enlace del chat y la fuente del lead
Destino de sincronización (para registros convertidos)
Campo para sincronizar el número de WhatsApp del contacto (para registros convertidos)
La creación automática de registros se basa en estas configuraciones.
Cuando se recibe un nuevo mensaje de WhatsApp, el sistema obtiene el número de teléfono del contacto y verifica si existe un registro con ese número en los módulos de Zoho CRM definidos como "Destino de sincronización" y opcionalmente en "Destino de sincronización (para registros convertidos)". Ten en cuenta que TimelinesAI buscará registros coincidentes en los campos seleccionados como "Campo para sincronizar el número de WhatsApp del contacto".
Ejemplo: El destino de sincronización se establece en "Clientes potenciales", el destino para registros convertidos en "Contactos", el campo para sincronizar el número de WhatsApp en "Móvil" y el campo para registros convertidos en "Oficina". El sistema buscará primero coincidencias en los números móviles dentro del módulo de clientes potenciales, seguido por los números de oficina en el módulo de contactos.
Si se encuentra una coincidencia, el mensaje se registrará como nota en el registro existente.
Si no se encuentra ninguna coincidencia, se crea automáticamente un nuevo registro en el módulo definido como "Destino de sincronización". El nombre del contacto, número, enlace del chat y fuente del lead se añadirán automáticamente a los campos seleccionados y el mensaje se registrará como nota en el nuevo registro.
Cuando se crea un nuevo registro automáticamente, el sistema asocia el propietario del número de WhatsApp en Timelines (quien conectó el número) con los usuarios de la organización en Zoho, mediante la dirección de correo electrónico.
Supongamos que hay dos números de WhatsApp conectados en TimelinesAI: +XXX, conectado por James (james@timelines.ai), y +YYY, conectado por Linda (linda@timelines.ai). Cuando se recibe un nuevo mensaje en el número de James (+XXX), el sistema verifica si james@timelines.ai existe como usuario en tu organización de Zoho. Si se encuentra coincidencia, James será asignado como propietario del registro en Zoho.
Si se encuentra coincidencia, el usuario correspondiente será asignado como propietario del nuevo registro
Si no se encuentra coincidencia, el usuario de Zoho CRM que conectó la organización con TimelinesAI será asignado como propietario
TimelinesAI sincronizará los mensajes de WhatsApp como notas al registro correspondiente.
Todos los mensajes del chat de WhatsApp que ocurran en una fecha específica se agruparán en una sola nota. Si la conversación continúa otro día, se creará una nueva nota.
El título de la nota será Chat de WhatsApp con [Nombre del contacto] (DD/MM/AAAA)
La nota incluirá los archivos adjuntos (si los hay) y un enlace al chat en TimelinesAI
Destino de sincronización: Elige un módulo de Zoho CRM para sincronizar automáticamente los nuevos chats entrantes. Solo se mostrarán módulos que tengan un campo de “Número de teléfono”. Si no ves un módulo deseado, asegúrate de que tenga el campo correspondiente.
Destino de sincronización (para registros convertidos): Soporta la conversión de Clientes Potenciales a Contactos. Si el destino inicial es "Clientes potenciales", puedes especificar cómo actuar si un lead es convertido: detener la sincronización de mensajes o continuar con el contacto.
Selecciona campo para sincronizar número de WhatsApp: Cuando se envía o recibe un mensaje, TimelinesAI buscará el número del contacto en el campo seleccionado de Zoho. Si se encuentra, el mensaje se sincronizará con ese registro. Si no, se creará uno nuevo.
Selecciona campo para sincronizar número de WhatsApp (para registros convertidos): Si el rastro de conversión ya no existe en Zoho, TimelinesAI buscará el número en el campo especificado y sincronizará el mensaje con el contacto correspondiente.
Selecciona campo para sincronizar el nombre del contacto: Este menú desplegable te permite elegir el campo donde se sincronizará el nombre del contacto.
Selecciona campo para sincronizar enlace del chat: Aquí puedes elegir en qué campo deseas que se sincronice el enlace/URL del chat. Recomendamos crear un campo personalizado para acceder fácilmente al hilo en TimelinesAI.
Selecciona campo para sincronizar fuente del lead: Se añadirá “TimelinesAI” al campo seleccionado para que puedas filtrar contactos o leads creados mediante esta integración. Esto es útil para automatizaciones en Zoho.
Después de configurar todo correctamente, asegúrate de hacer clic en Activar integración
Si estás teniendo problemas con la integración de Zoho CRM, asegúrate de verificar el registro de sincronización de mensajes en TimelinesAI para encontrar pistas sobre el problema.
Crear automáticamente un registro y asignarlo automáticamente en Zoho CRM cuando aparezca un nuevo chat de WhatsApp
Sincronizar mensajes de WhatsApp como notas en un registro de Zoho
Iniciar, leer y continuar chats de WhatsApp a través de la vista de Chat en Vivo de WhatsApp desde la página de detalles del cliente potencial en Zoho
Esta guía te guiará a través de pasos simples para usar con éxito todas las funciones de la integración entre TimelinesAI y Zoho CRM.
✅ Requisitos previos
✅ Conectar Timelines a Zoho
✅ Cómo funciona la integración
✅ ¿Cómo funciona la extensión de Chat en Vivo de WhatsApp?
✅ ¿Cómo funciona la sincronización WhatsApp a Zoho?
Comencemos 🚀
Prerrequisitos
Para acceder a las funciones de integración de TimelinesAI con Zoho se requiere lo siguiente:
Espacio de trabajo activo en TimelinesAI
Conexión establecida entre la organización de Zoho y el espacio de trabajo de TimelinesAI – requerida para cualquier función de integración
Conexión establecida entre cuentas personales (individuales) de Zoho y el espacio de trabajo de TimelinesAI – requerida para el Chat en Vivo de WhatsApp
Al menos un número de WhatsApp conectado al espacio de trabajo de TimelinesAI
Conectar TimelinesAI con Zoho
Para comenzar con la integración de Timelines y Zoho CRM, debes establecer una conexión entre Zoho y TimelinesAI. La integración de TimelinesAI con Zoho tiene dos tipos de conexiones:
Conexión de la Organización (Maestra): requerida para cualquier función de integración con Zoho
Conexión Personal (Individual): requerida solo para la función de Chat en Vivo de WhatsApp
Para conectar:
Inicia sesión en TimelinesAI como propietario del espacio de trabajo o administrador y abre https://app.timelines.ai/integrations/zoho_crm/
Haz clic en Conectar Organización de Zoho (o Conectar mi Zoho, dependiendo del tipo de conexión)
Sigue el proceso de autorización en pantalla
Puedes obtener más información sobre cómo administrar conexiones en este artículo.
¿Cómo funciona la integración?
Una vez que las cuentas de Organización e Individuales de Zoho están conectadas, las siguientes funciones estarán disponibles. Puedes elegir usar una o ambas — depende completamente de ti:
Sincronización de WhatsApp a Zoho: Sincroniza contactos y mensajes de WhatsApp con tu módulo de Zoho CRM seleccionado, emparejando registros por número de teléfono y creando nuevos registros cuando no se encuentra coincidencia.
Extensión de Chat en Vivo de WhatsApp: Agrega un botón o widget en la página de detalles del registro de Zoho y abre la Vista de Chat de WhatsApp, emparejando automáticamente chats por número de teléfono del registro. Si no se encuentran chats, se puede iniciar una nueva conversación.
¿Cómo funciona la extensión de Chat en Vivo de WhatsApp?
La integración de Vista de Chat en Vivo de WhatsApp de TimelinesAI te permite gestionar chats de WhatsApp directamente desde la página de detalles del cliente potencial/contacto en Zoho.
Al hacer clic en Chat en Vivo de WhatsApp o Abrir Chat/s de WhatsApp, el sistema busca el/los número(s) de teléfono del cliente potencial y luego encuentra los chats de WhatsApp que coincidan con esos números desde TimelinesAI.
Los chats se mostrarán directamente dentro de la vista. Puedes leer mensajes de WhatsApp dentro de Zoho CRM. También puedes responder a los mensajes, incluyendo el uso de plantillas de mensajes, adjuntar archivos y enviar emojis. Si no se encontraron chats coincidentes, podrás iniciar uno nuevo.
Todos los mensajes se envían y reciben en tiempo real. Esto significa que la conversación se mantiene actualizada y fluida, y nunca tienes que salir de Zoho CRM para gestionar el chat.
La vista de Chat en Vivo de WhatsApp requiere que la Extensión de TimelinesAI esté instalada dentro de Zoho CRM. Aprende más sobre el Chat en Vivo de WhatsApp en este artículo.
# ¿Cómo funciona la sincronización de WhatsApp con Zoho?¡Los chats grupales de WhatsApp no son compatibles!
Sincronización de WhatsApp a Zoho:
Crea automáticamente un chat como nuevo registro en Zoho (por ejemplo: cliente potencial) si no se encuentra ningún registro coincidente por número de teléfono.
Asigna automáticamente los registros creados al usuario correspondiente en Zoho CRM.
Registra los mensajes de WhatsApp como notas en la página de detalles del registro en Zoho.
Tiene en cuenta los registros convertidos antes de crear nuevos registros y registrar mensajes de WhatsApp.
Para activar la sincronización, primero debes configurarla:
Abre https://app.timelines.ai/integrations/zoho_crm/ como el usuario de TimelinesAI que conectó la organización de Zoho a TimelinesAI.
Haz clic en Configurar y Activar
Selecciona la configuración de sincronización deseada
Haz clic en Activar integración
Creación automática del chat como un nuevo registro en Zoho
Dentro de los ajustes de sincronización puedes seleccionar:
Destino de sincronización
Campo para sincronizar el número de WhatsApp del contacto
Campos para sincronizar el nombre del contacto, el enlace del chat y la fuente del lead
Destino de sincronización (para registros convertidos)
Campo para sincronizar el número de WhatsApp del contacto (para registros convertidos)
La creación automática de registros se basa en estas configuraciones.
Cuando se recibe un nuevo mensaje de WhatsApp, el sistema obtiene el número de teléfono del contacto y verifica si existe un registro con ese número en los módulos de Zoho CRM definidos como "Destino de sincronización" y opcionalmente en "Destino de sincronización (para registros convertidos)". Ten en cuenta que TimelinesAI buscará registros coincidentes en los campos seleccionados como "Campo para sincronizar el número de WhatsApp del contacto".
Ejemplo: El destino de sincronización se establece en "Clientes potenciales", el destino para registros convertidos en "Contactos", el campo para sincronizar el número de WhatsApp en "Móvil" y el campo para registros convertidos en "Oficina". El sistema buscará primero coincidencias en los números móviles dentro del módulo de clientes potenciales, seguido por los números de oficina en el módulo de contactos.
Si se encuentra una coincidencia, el mensaje se registrará como nota en el registro existente.
Si no se encuentra ninguna coincidencia, se crea automáticamente un nuevo registro en el módulo definido como "Destino de sincronización". El nombre del contacto, número, enlace del chat y fuente del lead se añadirán automáticamente a los campos seleccionados y el mensaje se registrará como nota en el nuevo registro.
Asignación automática de registros creados
Cuando se crea un nuevo registro automáticamente, el sistema asocia el propietario del número de WhatsApp en Timelines (quien conectó el número) con los usuarios de la organización en Zoho, mediante la dirección de correo electrónico.
Supongamos que hay dos números de WhatsApp conectados en TimelinesAI: +XXX, conectado por James (james@timelines.ai), y +YYY, conectado por Linda (linda@timelines.ai). Cuando se recibe un nuevo mensaje en el número de James (+XXX), el sistema verifica si james@timelines.ai existe como usuario en tu organización de Zoho. Si se encuentra coincidencia, James será asignado como propietario del registro en Zoho.
Si se encuentra coincidencia, el usuario correspondiente será asignado como propietario del nuevo registro
Si no se encuentra coincidencia, el usuario de Zoho CRM que conectó la organización con TimelinesAI será asignado como propietario
Registro de mensajes de WhatsApp como notas
TimelinesAI sincronizará los mensajes de WhatsApp como notas al registro correspondiente.
Todos los mensajes del chat de WhatsApp que ocurran en una fecha específica se agruparán en una sola nota. Si la conversación continúa otro día, se creará una nueva nota.
El título de la nota será Chat de WhatsApp con [Nombre del contacto] (DD/MM/AAAA)
La nota incluirá los archivos adjuntos (si los hay) y un enlace al chat en TimelinesAI
Configuraciones disponibles de sincronización
Destino de sincronización: Elige un módulo de Zoho CRM para sincronizar automáticamente los nuevos chats entrantes. Solo se mostrarán módulos que tengan un campo de “Número de teléfono”. Si no ves un módulo deseado, asegúrate de que tenga el campo correspondiente.
Destino de sincronización (para registros convertidos): Soporta la conversión de Clientes Potenciales a Contactos. Si el destino inicial es "Clientes potenciales", puedes especificar cómo actuar si un lead es convertido: detener la sincronización de mensajes o continuar con el contacto.
Selecciona campo para sincronizar número de WhatsApp: Cuando se envía o recibe un mensaje, TimelinesAI buscará el número del contacto en el campo seleccionado de Zoho. Si se encuentra, el mensaje se sincronizará con ese registro. Si no, se creará uno nuevo.
Selecciona campo para sincronizar número de WhatsApp (para registros convertidos): Si el rastro de conversión ya no existe en Zoho, TimelinesAI buscará el número en el campo especificado y sincronizará el mensaje con el contacto correspondiente.
Selecciona campo para sincronizar el nombre del contacto: Este menú desplegable te permite elegir el campo donde se sincronizará el nombre del contacto.
Selecciona campo para sincronizar enlace del chat: Aquí puedes elegir en qué campo deseas que se sincronice el enlace/URL del chat. Recomendamos crear un campo personalizado para acceder fácilmente al hilo en TimelinesAI.
Selecciona campo para sincronizar fuente del lead: Se añadirá “TimelinesAI” al campo seleccionado para que puedas filtrar contactos o leads creados mediante esta integración. Esto es útil para automatizaciones en Zoho.
Después de configurar todo correctamente, asegúrate de hacer clic en Activar integración
Solución de problemas
Si estás teniendo problemas con la integración de Zoho CRM, asegúrate de verificar el registro de sincronización de mensajes en TimelinesAI para encontrar pistas sobre el problema.
Actualizado el: 20/05/2025
¡Gracias!