Cómo Configurar la Integración de WhatsApp con HubSpot usando TimelinesAI

Inicie sesión en TimelinesAI o registre una cuenta de TimelinesAI si aún no la tiene;
Conecte su cuenta de WhatsApp a TimelinesAI, navegando a la pestaña «My account», dentro de la sección de WhatsApp; genere y escanee el código QR con su aplicación móvil de WhatsApp (funciona tanto con cuentas de WhatsApp Regulares como Business);
Navegue a la sección de integración de HubSpot, dentro de su cuenta de TimelinesAI, y haga clic en «Connect HubSpot».
Si su usuario de HubSpot está vinculado a varias cuentas de HubSpot, elija la cuenta de HubSpot que desea conectar a TimelinesAI (las conversaciones de WhatsApp se sincronizarán con esa cuenta);
Otorgue acceso a los datos de su cuenta de HubSpot haciendo clic en «Conectar la aplicación»;
Configure los ajustes de integración para habilitar/deshabilitar las preferencias de creación automática para Contactos y Negocios (siempre puede volver aquí más tarde para cambiar los ajustes);
Haga clic en «Test integration» (se desactivará si aún no ha conectado su cuenta de WhatsApp con TimelinesAI);
Se mostrará una ventana emergente, con un enlace a un Contacto de prueba creado en su cuenta de HubSpot; Haga clic en ése enlace. Si se perdió la ventana emergente, navegue a su cuenta de HubSpot y busque el Contacto de «TimelinesAI Support»;
Navegue a la pestaña «Actividad» y seleccione «WhatsApp», para que su mensaje de WhatsApp se muestre dentro de los Contactos;



Diríjase a «Ventas → Negocios» y busque «Whatsapp deal (TimelinesAI Support)». Luego, vaya a la pestaña de «Actividades» y seleccione «TimelinesAI - WhatsApp integration» ahí también
¡Y listo! A partir de este momento, los mensajes de las cuentas de WhatsApp conectadas a su espacio de trabajo de TimelinesAI, aparecerán automáticamente en la cronología de actividad de los Contactos y Negocios respectivos (según la configuración de integración).

¿Cómo Funciona la Integración de WhatsApp ←→ HubSpot en TimelinesAI?

Los contactos de su cuenta de WhatsApp se vincularán automáticamente con los Contactos de HubSpot, según su número de WhatsApp. La vinculación funcionará con cualquier formato de número de teléfono en el que guarde números (con o sin «+»/código de país/etc.).

Si un Negocio tiene varios Contactos de HubSpot asociados, entonces solo sincronizaremos los mensajes enviados/recibidos del primer Contacto de esa lista

Los mensajes de WhatsApp se insertan como un elemento de Actividad personalizado, dentro del feed de Actividad de un Contacto y del Negocio relacionado actualizado más recientemente (si existe). Las entradas se agregarán en bloques de 24 horas que capturarán toda la conversación que tuvo lugar durante una fecha determinada:


Enlace de chat: Al hacer clic en este enlace, podrá abrir el hilo de chat en TimelinesAI
Mensajes de chat del contacto: Siempre aparecerán en el lado izquierdo, con su respectiva marca de tiempo de chat
Mensajes de chat del miembro del equipo: Aparecerán a la derecha, con su marca de tiempo de chat también incluida
Fecha de creación de la actividad: El sistema creará una actividad para esa fecha determinada y capturará todos los mensajes de chat en consecuencia

Los archivos adjuntos enviados o recibidos, en los chats de WhatsApp con sus contactos, se cargarán automáticamente en la sección Archivos de su cuenta de HubSpot y se vincularán a los mensajes correspondientes, en las fuentes de actividad de Contactos y Negocios.

Configuración de Integración de HubSpot

Crear nuevos contactos automáticamente: Ésta opción creará automáticamente nuevos Contactos de HubSpot cada vez que se reciba un nuevo chat entrante en sus cuentas de WhatsApp conectadas en TimelinesAI

Puede optar por desactivar esta opción en caso de que desee crear los Contactos manualmente en HubSpot y luego comunicarse con ellos a través de WhatsApp. TimelinesAI seguirá sincronizando los chats en consecuencia.

Crear nuevos negocios automáticamente: Permitirá crear Negocios automáticamente si no detectamos ninguno activo, asociado con un Contacto de HubSpot.

Si desactiva esta opción, deberá crear un Negocio manualmente antes de comunicarse con alguien a través de WhatsApp, para que podamos sincronizar correctamente el chat con él.

Actualizar contacto y propietario de trato cuando cambia la asignación de chat ( desactivado de manera predeterminada ): Si actualiza un responsable de chat dentro de la Bandeja de Entrada Compartida (sección de Chats) en TimelinesAI, nos aseguraremos de sincronizar ésa actualización en HubSpot, de modo que el Negocio más reciente (con actividad reciente o mensajes sincronizados) y el Contacto allí también se puedan actualizar en consecuencia con el nuevo propietario.

Es importante tener en cuenta que, la dirección de correo electrónico de los miembros de su equipo en TimelinesAI debe coincidir con la que tienen en HubSpot, para que podamos identificar correctamente sus perfiles allí.

Seleccionar embudo: Ésta opción permite configurar un Pipeline, Canalización o embudo en HubSpot, donde podremos crear Negocios automáticamente para usted. De manera predeterminada, el primer embudo en su configuración de HubSpot se muestra como «Embudo predeterminado», pero puede seleccionar cualquier embudo y etapa disponibles desde sus respectivos menús desplegables.

Seleccionar etapa del embudo: Con esta opción, puede seleccionar la etapa específica en la que quiere que se encuentren sus Negocios creados automáticamente.

Nota: Tanto la configuración Seleccionar embudo como la configuración Seleccionar etapa del embudo requieren que la configuración Crear nuevos negocios automáticamente esté habilitada, para que funcionen como se espera. De lo contrario, ambas opciones aparecerán en gris.

Recargar configuración del embudo: Éste botón actualizará los detalles que recibimos de sus embudos de HubSpot. Es ideal en caso de que actualice un embudo y sus etapas en HubSpot.

Sincronizar chats grupales de WhatsApp en HubSpot

¿Cómo funciona?:

Sincronizaremos los chats grupales automáticamente: Buscaremos chats grupales en HubSpot según el nombre del contacto. Puede crear Contactos en HubSpot y pegar el nombre del chat grupal, que se puede copiar desde TimelinesAI

Los chats grupales coinciden exclusivamente por nombre, no por número de teléfono

Tras una coincidencia exitosa:

Si varios Contactos de HubSpot comparten el mismo nombre de chat grupal, se selecciona el más reciente para la sincronización.

El JID del grupo se coloca en el campo "Número de Teléfono" en HubSpot, para admitir el envío de mensajes a través de HubSpot Workflows, sin sobrescribir los valores existentes.

Permitimos que usted pueda enviar mensajes automatizados a los chats grupales de WhatsApp, a través de las acciones personalizadas de HubSpot Workflows. Puede obtener más información al respecto consultando este artículo: ¿Cómo se envía un mensaje automático a un chat grupal de WhatsApp a través de HubSpot Workflows?

Creación Automática y Asignación de Propiedad para Contactos y Negocios

Para crear automáticamente un contacto en su cuenta de HubSpot, en caso de que no se encuentre ninguna coincidencia por número de teléfono, habilite «Create new Persons automatically» (Crear nuevas personas automáticamente) dentro de los ajustes de la Integración de HubSpot
Para crear automáticamente un Negocio, en caso de que no haya ningún Negocio vinculado al Contacto coincidente o creado automáticamente, habilite «Create new Deals automatically» (Crear nuevos tratos automáticamente) en la configuración de integración de HubSpot
Cuando se crea automáticamente un Contacto o un Negocio, el usuario de HubSpot que creó la integración se asignará como propietario de forma predeterminada.
Si TimelinesAI crea automáticamente un Contacto y/o un Negocio en HubSpot, cuando se recibe el primer mensaje en un nuevo chat, es probable que la única información que se conozca sobre el nuevo Contacto sea su número de WhatsApp. Por lo tanto, el nuevo Contacto/Negocio en HubSpot se nombrará según el número. Una vez que se cambie el nombre de dicho contacto en TimelinesAI o en la cuenta de WhatsApp, también se le cambiará el nombre automáticamente en HubSpot. Un contacto o trato que no se haya creado automáticamente no se cambiará su nombre automáticamente.

Cómo Sincronizar Varias Cuentas de WhatsApp en HubSpot

Su equipo puede conectar múltiples números de WhatsApp a TimelinesAI. Ésto puede ser útil en caso de que sus agentes de ventas utilicen números individuales, o si tiene varios departamentos que utilizan WhatsApp para diferentes propósitos (ventas, soporte al cliente, evaluación de clientes potenciales, etc.)
Para conectar números de WhatsApp adicionales, solo necesita invitar al miembro del equipo a TimelinesAI y pedirle que escanee el código QR en la sección de WhatsApp, con su aplicación de móvil de WhatsApp. Un perfil de usuario puede conectar un solo número de WhatsApp a la vez, pero todos los usuarios de su espacio de trabajo pueden hacerlo. Técnicamente, es posible conectar una cantidad ilimitada de números de WhatsApp de esta manera (sujeto a la compra de asientos en su plan).
Si tiene la integración de HubSpot activa en este espacio de trabajo, todos los chats de todas las cuentas de WhatsApp conectadas se sincronizarán sin problemas, como en el caso de una sola cuenta de WhatsApp.

Cómo Desinstalar o Desconectar HubSpot de TimelinesAI

Puede consultar los pasos a continuación en caso de que desee desinstalar o desconectar ambos servicios.

Desconectar HubSpot de TimelinesAI

Puede desconectar HubSpot de TimelinesAI siguiendo estos pasos:

Vaya a la sección Integración de HubSpot en TimelinesAI
Haga clic en «Desconectar»:



Una vez hecho ésto, ambos servicios se desconectarán y la integración dejará de funcionar

Desinstalar TimelinesAI de su cuenta de HubSpot

Otra opción aquí es desinstalar TimelinesAI de su cuenta de HubSpot:

Diríjase a su cuenta de HubSpot
Haga clic en el botón Configuración que se encuentra en la sección superior derecha de su pantalla



Una vez allí, vaya hacia la sección "Administración de cuentas" y seleccione "Integraciones → Aplicaciones conectadas":



Verá la aplicación de TimelinesAI allí. Haga clic en «Acciones» y luego seleccione «Desinstalar»

HubSpot pedirá que confirme ésta acción escribiendo «desinstalar»:



También puede seguir éstos pasos que se encuentran en la base de conocimientos de HubSpot para desinstalar TimelinesAI de su cuenta de HubSpot

Cómo la Desconexión o Desinstalación de ésta Integración puede afectar a sus cuentas y datos de HubSpot

La desconexión o desinstalación de ésta integración impedirá que los chats de WhatsApp se sincronicen con sus cuentas de HubSpot.

Los chats que ya estaban sincronizados antes de la desconexión se mantendrán en su cuenta de HubSpot, dentro de tus Negocios y Contactos.
Flujos de Trabajo de HubSpot («HubSpot Workflows»): todos los flujos de trabajo que configuró donde usó las Acciones Personalizadas de TimelinesAI deberán volver a editarse para restaurarlos.

Actualizado el: 29/10/2024