Integración de TimelinesAI y Zoho CRM
Usted puede sincronizar nuevos contactos de WhatsApp con Zoho CRM (y CRM Plus) a través de la integración TimelinesAI-Zoho CRM.
Aspectos a tener en cuenta antes de integrar TimelinesAI con Zoho CRM:
Esta integración solo sincroniza los contactos de WhatsApp con Zoho CRM
Solo el propietario del espacio de trabajo puede establecer la conexión (conexión maestra)
Verá la sección de Zoho CRM disponible dentro de la barra lateral que está a la izquierda:
Al hacer clic en el botón «Connect Zoho CRM», accederá a una página de OAuth donde autorizará el acceso a su Zoho CRM. Después de aprobar el acceso, volverá a la sección de Zoho CRM en TimelinesAI.
Ahora que hemos establecido una conexión entre TimelinesAI y Zoho CRM, procederemos a configurar antes de activar la integración.
Se deben seguir estos pasos para configurar y activar correctamente su integración de Zoho CRM.
Verá las siguientes configuraciones de integración:
Destino de sincronización («Sync destination»):
Aquí podrá seleccionar el módulo de Zoho CRM en el que le gustaría sincronizar sus contactos. Es importante tener en cuenta que solo los módulos que tienen un campo de «Número de teléfono» serán elegibles dentro de este menú desplegable.
Si no ve el módulo que le gustaría usar para sincronizar contactos, asegúrese de verificar que tenga el campo «Número de teléfono» disponible.
Seleccione el campo para sincronizar el número de WhatsApp del contacto («Select field to sync contact's WhatsApp number»):
Esta opción le permite determinar el campo que tendrá el número de WhatsApp de su contacto; puede seleccionar «Teléfono» o «Móvil».
Seleccione el campo para sincronizar el nombre del contacto («Select field to sync contact's name»):
Al igual que el anterior, este menú desplegable le permite elegir el campo en el que se sincronizará el nombre de su contacto.
Seleccione el campo para sincronizar el enlace del chat («Select field to sync chat link»):
Esta opción le permitirá seleccionar en qué campo desea sincronizar su enlace de chat/URL. Esto es útil, ya que le permite acceder al hilo de chat en TimelinesAI cuando se hace clic en él. Sugerimos crear un campo personalizado que pueda identificarlo adecuadamente para usted, para que sea más fácil cada vez que revise la información de sus contactos.
Seleccione el campo para sincronizar la fuente del prospecto («Select field to sync lead source»):
La fuente de prospectos le permite filtrar fácilmente los contactos en Zoho CRM. Se creará una fuente de prospectos llamada «TimelinesAI», gracias a nuestra integración. Esto se aplicará a todos los contactos creados a través de la integración y estará disponible para usarse en tareas como las Reglas de Flujo de Trabajo de Zoho.
Después de configurar todo en adecuadamente, verá un botón verde, Activar integración («Activate integration»). Puede hacer clic en él para activar la integración, de modo que los contactos puedan sincronizarse según la configuración que acaba de realizar.
Al hacer clic en el botón Activar integración se creará un contacto de prueba. Si esto no sucede, entonces el sistema le proporcionará un mensaje de error indicando el problema que lo causó.
Además, cuando active la integración, no podrá editar la configuración. Deberá hacer clic en el botón azul Desactivar y editar la configuración («Deactivate and edit settings»), el cual aparecerá después de activar la integración, para que pueda modificar la configuración:
Si modifica el Destino de sincronización, se borrarán las demás configuraciones en consecuencia.
Por último, si actualiza (o abandona) la página antes de guardar los cambios aquí, el sistema borrará sus campos y olvidará todo lo que configuró. Por lo tanto, asegúrese de guardar siempre sus cambios haciendo clic en el botón Activar integración.
La integración hará coincidir sus contactos de WhatsApp y Zoho CRM según su número de teléfono. Si ningún número de teléfono coincide con Zoho CRM, se creará automáticamente un nuevo contacto. Los contactos creados en Zoho CRM mostrarán sus números en Formato internacional .
Nota: Los contactos dentro de los chats grupales no se sincronizarán
Los contactos creados contendrán los siguientes elementos:
«Contact Owner» (Contactar con el propietario): Se asignará en función de lo siguiente:
El usuario de Zoho CRM (dentro de la cuenta de la organización de Zoho): Haremos coincidir la dirección de correo electrónico del usuario en Zoho con la dirección de correo electrónico del propietario de la cuenta de WhatsApp en TimelinesAI, de donde proviene el contacto.
Si no hay ninguna coincidencia, se asignará como propietario de dicho contacto al usuario de Zoho CRM que estableció la conexión entre TimelinesAI y Zoho CRM.
«Contact Name» (Nombre del contacto): Los contactos se nombrarán como «New WhatsApp contact: <phone number>».
Tenga en cuenta que, si se cambia el nombre del contacto en WhatsApp, también se cambiará el nombre del mismo contacto en Zoho
«Phone» (Teléfono): Este campo contendrá el número de teléfono del contacto
«Lead Source» (Origen del cliente potencial): Se configurará como «TimelinesAI»
«Created by» (Creado por): Este campo indicará el propietario del contacto, junto con una marca de tiempo
«Description» (Descripción): Aquí encontrará el enlace de chat de TimelinesAI (es decir: https://app.timelines.ai/chat/7004887/messages/)
«Next Iteration» (Próxima iteración): Integración de flujo de trabajo para contacto sincronizado
TimelinesAI sincronizará los chats dentro de sus contactos en Zoho CRM. Los chats aparecerán en la sección Notas.
Todos los mensajes de chat de WhatsApp que ocurrieron durante una fecha específica se agruparán en una Nota.
El título de la nota se establecerá como “WhatsApp Chat with [Nombre del contacto] (DD/MM/AAAA)”:
Archivos Adjuntos: Sincronizaremos los archivos adjuntos enviados dentro de sus chats de WhatsApp; estarán disponibles en sus respectivas Notas.
URL de chat directo («Direct chat URL»): Este enlace le permitirá ver el mensaje en TimelinesAI, revisando el hilo de chat con ese contacto.
Si la conversación continúa en otra fecha, entonces el sistema creará una nueva Nota dentro de ese contacto en Zoho, detallando la fecha relevante y agrupando todos los mensajes que se enviaron.
Cómo Configurar la Integración de Zoho CRM en TimelinesAI
Aspectos a tener en cuenta antes de integrar TimelinesAI con Zoho CRM:
Esta integración solo sincroniza los contactos de WhatsApp con Zoho CRM
Solo el propietario del espacio de trabajo puede establecer la conexión (conexión maestra)
Verá la sección de Zoho CRM disponible dentro de la barra lateral que está a la izquierda:
Al hacer clic en el botón «Connect Zoho CRM», accederá a una página de OAuth donde autorizará el acceso a su Zoho CRM. Después de aprobar el acceso, volverá a la sección de Zoho CRM en TimelinesAI.
Ajustes de Integración
Ahora que hemos establecido una conexión entre TimelinesAI y Zoho CRM, procederemos a configurar antes de activar la integración.
Se deben seguir estos pasos para configurar y activar correctamente su integración de Zoho CRM.
Verá las siguientes configuraciones de integración:
Destino de sincronización («Sync destination»):
Aquí podrá seleccionar el módulo de Zoho CRM en el que le gustaría sincronizar sus contactos. Es importante tener en cuenta que solo los módulos que tienen un campo de «Número de teléfono» serán elegibles dentro de este menú desplegable.
Si no ve el módulo que le gustaría usar para sincronizar contactos, asegúrese de verificar que tenga el campo «Número de teléfono» disponible.
Seleccione el campo para sincronizar el número de WhatsApp del contacto («Select field to sync contact's WhatsApp number»):
Esta opción le permite determinar el campo que tendrá el número de WhatsApp de su contacto; puede seleccionar «Teléfono» o «Móvil».
Seleccione el campo para sincronizar el nombre del contacto («Select field to sync contact's name»):
Al igual que el anterior, este menú desplegable le permite elegir el campo en el que se sincronizará el nombre de su contacto.
Seleccione el campo para sincronizar el enlace del chat («Select field to sync chat link»):
Esta opción le permitirá seleccionar en qué campo desea sincronizar su enlace de chat/URL. Esto es útil, ya que le permite acceder al hilo de chat en TimelinesAI cuando se hace clic en él. Sugerimos crear un campo personalizado que pueda identificarlo adecuadamente para usted, para que sea más fácil cada vez que revise la información de sus contactos.
Seleccione el campo para sincronizar la fuente del prospecto («Select field to sync lead source»):
La fuente de prospectos le permite filtrar fácilmente los contactos en Zoho CRM. Se creará una fuente de prospectos llamada «TimelinesAI», gracias a nuestra integración. Esto se aplicará a todos los contactos creados a través de la integración y estará disponible para usarse en tareas como las Reglas de Flujo de Trabajo de Zoho.
Después de configurar todo en adecuadamente, verá un botón verde, Activar integración («Activate integration»). Puede hacer clic en él para activar la integración, de modo que los contactos puedan sincronizarse según la configuración que acaba de realizar.
Probar y Modificar la Configuración de la Integración
Al hacer clic en el botón Activar integración se creará un contacto de prueba. Si esto no sucede, entonces el sistema le proporcionará un mensaje de error indicando el problema que lo causó.
Además, cuando active la integración, no podrá editar la configuración. Deberá hacer clic en el botón azul Desactivar y editar la configuración («Deactivate and edit settings»), el cual aparecerá después de activar la integración, para que pueda modificar la configuración:
Si modifica el Destino de sincronización, se borrarán las demás configuraciones en consecuencia.
Por último, si actualiza (o abandona) la página antes de guardar los cambios aquí, el sistema borrará sus campos y olvidará todo lo que configuró. Por lo tanto, asegúrese de guardar siempre sus cambios haciendo clic en el botón Activar integración.
¿Cómo Funciona la Integración?
La integración hará coincidir sus contactos de WhatsApp y Zoho CRM según su número de teléfono. Si ningún número de teléfono coincide con Zoho CRM, se creará automáticamente un nuevo contacto. Los contactos creados en Zoho CRM mostrarán sus números en Formato internacional .
Nota: Los contactos dentro de los chats grupales no se sincronizarán
Los contactos creados contendrán los siguientes elementos:
«Contact Owner» (Contactar con el propietario): Se asignará en función de lo siguiente:
El usuario de Zoho CRM (dentro de la cuenta de la organización de Zoho): Haremos coincidir la dirección de correo electrónico del usuario en Zoho con la dirección de correo electrónico del propietario de la cuenta de WhatsApp en TimelinesAI, de donde proviene el contacto.
Si no hay ninguna coincidencia, se asignará como propietario de dicho contacto al usuario de Zoho CRM que estableció la conexión entre TimelinesAI y Zoho CRM.
«Contact Name» (Nombre del contacto): Los contactos se nombrarán como «New WhatsApp contact: <phone number>».
Tenga en cuenta que, si se cambia el nombre del contacto en WhatsApp, también se cambiará el nombre del mismo contacto en Zoho
«Phone» (Teléfono): Este campo contendrá el número de teléfono del contacto
«Lead Source» (Origen del cliente potencial): Se configurará como «TimelinesAI»
«Created by» (Creado por): Este campo indicará el propietario del contacto, junto con una marca de tiempo
«Description» (Descripción): Aquí encontrará el enlace de chat de TimelinesAI (es decir: https://app.timelines.ai/chat/7004887/messages/)
«Next Iteration» (Próxima iteración): Integración de flujo de trabajo para contacto sincronizado
Sincronización de Chats de WhatsApp en Contactos de Zoho CRM
TimelinesAI sincronizará los chats dentro de sus contactos en Zoho CRM. Los chats aparecerán en la sección Notas.
Todos los mensajes de chat de WhatsApp que ocurrieron durante una fecha específica se agruparán en una Nota.
El título de la nota se establecerá como “WhatsApp Chat with [Nombre del contacto] (DD/MM/AAAA)”:
Archivos Adjuntos: Sincronizaremos los archivos adjuntos enviados dentro de sus chats de WhatsApp; estarán disponibles en sus respectivas Notas.
URL de chat directo («Direct chat URL»): Este enlace le permitirá ver el mensaje en TimelinesAI, revisando el hilo de chat con ese contacto.
Si la conversación continúa en otra fecha, entonces el sistema creará una nueva Nota dentro de ese contacto en Zoho, detallando la fecha relevante y agrupando todos los mensajes que se enviaron.
Actualizado el: 13/03/2024
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