HubSpot Workflows: Envíe un Mensaje de WhatsApp
Con HubSpot Workflows, usted puede crear automatizaciones para su espacio de trabajo de HubSpot. Usted puede enviar mensajes de WhatsApp automatizados desde HubSpot, a través de TimelinesAI.
Revisaremos el proceso involucrado en la creación de un flujo de trabajo o «workflow» en HubSpot, donde puede enviar un mensaje de WhatsApp automatizado, en función de disparadores específicos.
Es imperativo que, antes de crear este workflow, usted ya tenga configurada su Integración TimelinesAI-HubSpot. Puede consultar este artículo para asegurarse de que la integración se haya configurado correctamente: Integración de WhatsApp con HubSpot: Guía de Instalación
Para comenzar, debemos dirigirnos a HubSpot y crear un workflow. Es importante mencionar que esta función requiere que tenga una cuenta profesional o empresarial de HubSpot.
En HubSpot, haga clic en el menú desplegable «Automatización», que se encuentra en la barra que está en la parte superior. Luego, seleccione «Workflows».
Si es la primera vez que crea un flujo de trabajo de automatización, HubSpot mostrará lo siguiente:
De lo contrario, HubSpot le permitirá crear un nuevo flujo de trabajo haciendo clic en el botón desplegable «Crear Workflow» → «Desde cero» que se encuentra en la esquina superior derecha de su pantalla.
En ambos casos, se le presentarán las opciones que se muestran en la imagen anterior. Seleccione «Basado en contactos/negocios» y luego, «Workflow en blanco». Esta selección nos permitirá crear un workflow desde cero, donde procederemos a diseñar todo el flujo de trabajo en base a nuestras necesidades particulares.
Aquí podrá editar los detalles de su workflow. Puede nombrar su workflow aquí, según el propósito previsto que pueda tener con el mismo. Para fines ilustrativos, crearemos un flujo de trabajo que notifique a los contactos cada vez que se cree una nueva Oferta o Negocio.
Primero, comenzaremos a trabajar con el disparador o «Trigger»:
Haga clic en «Configurar desencadenantes». Esto abrirá una barra lateral a su derecha, donde deberá seleccionar lo siguiente:
Propiedades de Negocio
Busque y seleccione «Fecha de creación»
Haga clic en «es un valor conocido»
Una vez que haya terminado, proceda a hacer clic en «Aplicar filtro» y luego, haga clic en «Guardar»
Después de completar los criterios para el disparador/desencadenador, verá los detalles contenidos en la sección del disparador en su workflow. Ahora, podemos continuar con la acción, haciendo clic en el botón «+» que está debajo de su disparador o «trigger».
Cuando usted hace clic en el botón «+», HubSpot le permitirá crear una nueva acción. Haga clic en este nuevo campo y verá una barra lateral en el lado derecho de su pantalla, donde configurará los siguientes detalles:
Desplácese hasta la parte inferior y seleccione «Send WhatsApp message» (Enviar mensaje de WhatsApp), dentro de la sección «TimelinesAI: WhatsApp sync»
Una vez que haya terminado, verá lo siguiente:
Sender Phone: Aquí seleccionará una de las cuentas de WhatsApp conectadas dentro de su espacio de trabajo de TimelinesAI. Sus contactos podrán ver este número como el remitente de su mensaje.
Recipient Phone: El teléfono de su contacto. Haga clic en el menú desplegable y luego en «Contacto en este workflow». Esto abrirá una barra de búsqueda, donde tendrá que buscar «Número de teléfono»; dependiendo de cómo guarde el número de teléfono de sus contactos, seleccionará el valor en consecuencia («Número de teléfono móvil», «Número de teléfono» o «Número de teléfono de WhatsApp»*)
Message: El cuerpo de su mensaje. Puede insertar «ficha de contacto», que actúan como variables en su mensaje:
Media URL: Esta sección le permitirá compartir cualquier documento asociado con su contacto en HubSpot. También puede insertar un enlace de descarga directa para compartir cualquier documento relevante.
Una vez que haya terminado, puede hacer clic en «Guardar».
Los chats grupales de WhatsApp utilizan el JID en lugar de un Número de Teléfono, lo que permite la identificación adecuada de cada grupo en HubSpot.
Dado que sincronizaremos el JID del chat grupal de WhatsApp dentro del campo Número de Teléfono en HubSpot, usted podrá utilizar ésta opción para enviar un mensaje automático a través de HubSpot Workflows:
El JID es un identificador interno que se utiliza en WhatsApp para designar de forma única a los contactos. Para los chats individuales (directos), el JID se deriva del número de teléfono del contacto. Sin embargo, para los chats grupales, el JID se genera de forma diferente y no corresponde a ningún número de teléfono. Éste identificador es esencial para dirigirse correctamente a los destinatarios en los chats grupales al enviar mensajes.
En nuestro sistema, mostramos el JID en lugar de un número de teléfono por este motivo: es la única forma de garantizar que el chat grupal recibirá mensajes. Evite modificar el JID , ya que cualquier cambio hará que la acción de envío del mensaje falle.
Cuando se ejecuta la acción personalizada, los mensajes se envían al JID almacenado en el campo de «Número de Teléfono» del contacto para los chats grupales.
Ahora que hemos completado el proceso de creación, puede guardar su workflow haciendo clic en el botón «Revisar y publicar» que se encuentra en la esquina superior derecha de su pantalla. Esto lo llevará a una sección donde podrá revisar los últimos detalles sobre el workflow que ha creado. Después de configurar todo según sus necesidades, podrá activar este workflow.
Luego, HubSpot procederá y enviará el mensaje que haya configurado. Se verá así en TimelinesAI (¡también se verá igual en WhatsApp!):
¡Puede intentar crear workflows con diferentes disparadores y con más acciones, según sus necesidades!
Revisaremos el proceso involucrado en la creación de un flujo de trabajo o «workflow» en HubSpot, donde puede enviar un mensaje de WhatsApp automatizado, en función de disparadores específicos.
Es imperativo que, antes de crear este workflow, usted ya tenga configurada su Integración TimelinesAI-HubSpot. Puede consultar este artículo para asegurarse de que la integración se haya configurado correctamente: Integración de WhatsApp con HubSpot: Guía de Instalación
Paso 1: Cree un Workflow en HubSpot
Para comenzar, debemos dirigirnos a HubSpot y crear un workflow. Es importante mencionar que esta función requiere que tenga una cuenta profesional o empresarial de HubSpot.
En HubSpot, haga clic en el menú desplegable «Automatización», que se encuentra en la barra que está en la parte superior. Luego, seleccione «Workflows».
Si es la primera vez que crea un flujo de trabajo de automatización, HubSpot mostrará lo siguiente:
De lo contrario, HubSpot le permitirá crear un nuevo flujo de trabajo haciendo clic en el botón desplegable «Crear Workflow» → «Desde cero» que se encuentra en la esquina superior derecha de su pantalla.
En ambos casos, se le presentarán las opciones que se muestran en la imagen anterior. Seleccione «Basado en contactos/negocios» y luego, «Workflow en blanco». Esta selección nos permitirá crear un workflow desde cero, donde procederemos a diseñar todo el flujo de trabajo en base a nuestras necesidades particulares.
Paso 2: Edición del Disparador («Trigger»)
Aquí podrá editar los detalles de su workflow. Puede nombrar su workflow aquí, según el propósito previsto que pueda tener con el mismo. Para fines ilustrativos, crearemos un flujo de trabajo que notifique a los contactos cada vez que se cree una nueva Oferta o Negocio.
Primero, comenzaremos a trabajar con el disparador o «Trigger»:
Haga clic en «Configurar desencadenantes». Esto abrirá una barra lateral a su derecha, donde deberá seleccionar lo siguiente:
Propiedades de Negocio
Busque y seleccione «Fecha de creación»
Haga clic en «es un valor conocido»
Una vez que haya terminado, proceda a hacer clic en «Aplicar filtro» y luego, haga clic en «Guardar»
Después de completar los criterios para el disparador/desencadenador, verá los detalles contenidos en la sección del disparador en su workflow. Ahora, podemos continuar con la acción, haciendo clic en el botón «+» que está debajo de su disparador o «trigger».
Paso 3: Creación y Edición de la Acción
Cuando usted hace clic en el botón «+», HubSpot le permitirá crear una nueva acción. Haga clic en este nuevo campo y verá una barra lateral en el lado derecho de su pantalla, donde configurará los siguientes detalles:
Desplácese hasta la parte inferior y seleccione «Send WhatsApp message» (Enviar mensaje de WhatsApp), dentro de la sección «TimelinesAI: WhatsApp sync»
Una vez que haya terminado, verá lo siguiente:
Sender Phone: Aquí seleccionará una de las cuentas de WhatsApp conectadas dentro de su espacio de trabajo de TimelinesAI. Sus contactos podrán ver este número como el remitente de su mensaje.
Recipient Phone: El teléfono de su contacto. Haga clic en el menú desplegable y luego en «Contacto en este workflow». Esto abrirá una barra de búsqueda, donde tendrá que buscar «Número de teléfono»; dependiendo de cómo guarde el número de teléfono de sus contactos, seleccionará el valor en consecuencia («Número de teléfono móvil», «Número de teléfono» o «Número de teléfono de WhatsApp»*)
Message: El cuerpo de su mensaje. Puede insertar «ficha de contacto», que actúan como variables en su mensaje:
Media URL: Esta sección le permitirá compartir cualquier documento asociado con su contacto en HubSpot. También puede insertar un enlace de descarga directa para compartir cualquier documento relevante.
Una vez que haya terminado, puede hacer clic en «Guardar».
¿Cómo se envía un mensaje automático a un chat grupal de WhatsApp a través de HubSpot Workflows?
Los chats grupales de WhatsApp utilizan el JID en lugar de un Número de Teléfono, lo que permite la identificación adecuada de cada grupo en HubSpot.
Dado que sincronizaremos el JID del chat grupal de WhatsApp dentro del campo Número de Teléfono en HubSpot, usted podrá utilizar ésta opción para enviar un mensaje automático a través de HubSpot Workflows:
¿Qué es el JID?
El JID es un identificador interno que se utiliza en WhatsApp para designar de forma única a los contactos. Para los chats individuales (directos), el JID se deriva del número de teléfono del contacto. Sin embargo, para los chats grupales, el JID se genera de forma diferente y no corresponde a ningún número de teléfono. Éste identificador es esencial para dirigirse correctamente a los destinatarios en los chats grupales al enviar mensajes.
En nuestro sistema, mostramos el JID en lugar de un número de teléfono por este motivo: es la única forma de garantizar que el chat grupal recibirá mensajes. Evite modificar el JID , ya que cualquier cambio hará que la acción de envío del mensaje falle.
Cuando se ejecuta la acción personalizada, los mensajes se envían al JID almacenado en el campo de «Número de Teléfono» del contacto para los chats grupales.
Paso 4: Prueba del Workflow
Ahora que hemos completado el proceso de creación, puede guardar su workflow haciendo clic en el botón «Revisar y publicar» que se encuentra en la esquina superior derecha de su pantalla. Esto lo llevará a una sección donde podrá revisar los últimos detalles sobre el workflow que ha creado. Después de configurar todo según sus necesidades, podrá activar este workflow.
Luego, HubSpot procederá y enviará el mensaje que haya configurado. Se verá así en TimelinesAI (¡también se verá igual en WhatsApp!):
¡Puede intentar crear workflows con diferentes disparadores y con más acciones, según sus necesidades!
Actualizado el: 29/10/2024
¡Gracias!