Cómo Funciona la Integración de WhatsApp con Pipedrive en TimelinesAI

Cómo Integrar WhatsApp con Pipedrive

Registre un perfil de TimelinesAI, si aún no lo tiene;
Conecte TimelinesAI con Pipedrive, a través de la sección «Pipedrive Integration». La plataforma le solicitará permiso de acceso y, luego, instalaremos nuestra aplicación de integración TimelinesAI en su espacio de trabajo de Pipedrive;
Usted puede invitar a los miembros de su equipo para que también puedan conectar sus propias cuentas de Pipedrive. Usted y los miembros de su equipo, podrán ver el historial de mensajes con sus clientes, iniciar nuevos chats, y enviar mensajes a WhatsApp desde Pipedrive.

Nota: La integración crea un nuevo tipo de Actividad personalizada en Pipedrive. Para evitar que los mensajes de WhatsApp aparezcan en su calendario en Pipedrive, abra la Configuración → Sincronización de Calendario, y desmarque la actividad denominada «Whatsapp chat».

¿Cómo funciona la integración de WhatsApp-Pipedrive en TimelinesAI?

Los contactos se emparejan automáticamente con Personas en Pipedrive según su número de WhatsApp. Si aún no existe una Persona con dicho número, se creará automáticamente. La coincidencia aproximada funciona con cualquier formato en el que guarde números (con o sin «+», código de país, etc.).
Los mensajes de WhatsApp se insertan como una Actividad personalizada en el feed de la Persona. La Actividad se crea una vez cada 24 horas, por lo que los mensajes se agruparán por fechas relevantes. Como la sincronización ocurre en tiempo real, los mensajes nuevos en la actividad se actualizarán automáticamente.
Los mensajes de WhatsApp también se muestran en un feed de Tratos o Prospectos. Si hay un Trato o un Prospecto conectado a la Persona, los mensajes de WhatsApp aparecerán en el feed del Trato o Prospecto. Si no hay un Trato/Prospecto conectado a la Persona, se creará automáticamente; es una opción personalizada que se puede desactivar en la sección de [Pipedrive Integration] (https://app.timelines.ai/integrations/pipedrive/) en TimelinesAI .
Admite archivos adjuntos. Los archivos adjuntos enviados a sus contactos, a través de los chats de WhatsApp, se cargan automáticamente en los Archivos, dentro del feed de la Persona y el Trato. La integración admite todo tipo de archivos adjuntos de WhatsApp, incluidos los mensajes de voz.

Nota: La integración crea un nuevo tipo de actividad personalizada en Pipedrive. Para evitar que los mensajes de WhatsApp aparezcan en su calendario, diríjase a Pipedrive, abra Configuración → Sincronización de Calendario y desmarque la actividad denominada «Whatsapp chat». Usted se puede referir a éste artículo, para leer sobre cómo configurar ésto en su cuenta de Pipedrive:
Cómo Evitar que los Mensajes de WhatsApp creen una Actividad en el Calendario de Pipedrive

Configuración de la Integración de Pipedrive

Encontrará las siguientes configuraciones disponibles para su integración con Pipedrive:

Auto-Add Chat as New Person (Agregar chat automáticamente como nueva persona):
Puede crear automáticamente una nueva persona en Pipedrive cada vez que tenga un nuevo chat en WhatsApp.

Esto permitirá que el sistema cree una nueva Persona, si no hay nadie en Pipedrive que coincida con la información de ese contacto (Número de teléfono; Nombre). Puede desactivar esta opción en caso de que quiera evitarlo.

Action on New Chat (Acción en nuevo chat):
Similar a la creación automática de personas, esta opción le permite crear automáticamente un Trato o Prospecto, cada vez que reciba un nuevo chat en WhatsApp.

Dentro del menú desplegable, podrá seleccionar las siguientes opciones:

Create new Deal (Crear nuevo Trato)
Create new Lead (Crear nuevo Prospecto)
Do nothing (No hacer nada)

Si selecciona «No hacer nada», el sistema no creará una nuevo Trato/Prospecto para los nuevos chats de WhatsApp.

Choose a Pipeline for new Deals (Elija un canal para nuevas ofertas):
Ésta opción se mostrará solamente si usted seleccionó «Create new Deal», dentro de la configuración «Action on New Chat».

Aquí podrá definir dónde se crearán nuevas ofertas en su cuenta de Pipedrive. El sistema cargará todos sus canales o «pipelines» disponibles y le permitirá elegir el que le gustaría ver como nuevas ofertas de TimelinesAI, seleccionándolos en el menú desplegable.

Import messages from Groups (Importar mensajes de Grupos):
Este sincronizará los chats grupales con una persona en su cuenta de Pipedrive. El sistema creará una nueva Persona usando el nombre del chat grupal.

Para que esta opción en particular funcione como se espera, debe tener habilitada la configuración «Auto-Add Chat as New Person».

Gestión Automática de Personas y Tratos/Prospectos para Nuevos Contactos de WhatsApp

Cuando un nuevo contacto de WhatsApp inicia un chat y no coincide con una Persona existente, se crea una nueva Persona y un Trato(«Deal») o Prospecto(«Lead») asociado. Así es como varía la interacción según la configuración de la «Acción en un nuevo chat»:

Create new Deal (Crear nuevo Trato):
Si un chat coincide con una Persona sin Tratos existentes, se crea un nuevo Trato.
Si un chat coincide con una Persona con Tratos activos/abiertos, el chat será vinculado al Trato activo/abierto que se haya actualizado más recientemente.
Si solo existen Tratos cerrados («Ganado» o «Perdido»), el chat se enlazará con el Trato cerrado y actualizado más recientemente.

Create new Lead (Crear nuevo Prospecto):
Si hay Prospectos no archivados, el chat será vinculado con el más reciente.
Si solo hay Prospectos archivados, se vincula al Prospecto archivado más reciente.
De lo contrario, se crea un nuevo Prospecto para esa Persona.

Do nothing (No hacer nada):
Los chats se vinculan con el Trato activo/cerrado actualizado más recientemente o, si no hay Tratos existentes, con el Prospecto no archivado más reciente.

Dado que la única información que se conoce sobre el nuevo contacto es su número de WhatsApp, el número se inserta como el nombre de la Persona y del Prospecto/Trato de forma predeterminada. El Trato (o Prospecto) para nuevos contactos tendrá el siguiente formato: «WhatsApp Deal + número de contacto entre paréntesis».

Por ejemplo: «WhatsApp Deal (+447441447478)».

Cómo Sincronizar Varias Cuentas de WhatsApp en Pipedrive

Su equipo puede conectar múltiples números de WhatsApp y colaborar en todos los contactos que llegan a través de estos números. Puede ser útil en caso de que sus agentes de ventas utilicen números individuales, o si tiene varios departamentos que utilizan WhatsApp para diferentes propósitos (ventas, soporte, evaluación de clientes potenciales, etc.)

Para conectar números de WhatsApp adicionales, solo necesita invitar al miembro del equipo a TimelinesAI y pedirle que escanee el código QR, en la pestaña de WhatsApp, con su aplicación de WhatsApp. Un perfil de usuario puede conectar un solo número de WhatsApp a la vez, pero todos los usuarios de su espacio de trabajo pueden hacerlo. Técnicamente, es posible conectar 50 o 100 números de WhatsApp de esta manera.

Si tiene la Integración de Pipedrive activa en este espacio de trabajo, todos los contactos y mensajes se sincronizarán perfectamente.

Cómo Responder o Iniciar Nuevos Chats a WhatsApp desde Pipedrive

Panel de Acción «Send WhatsApp message». La extensión TimelinesAI para Pipedrive agrega un panel de aplicaciones en las secciones de Persona y Trato de sus contactos. Y ésta muestra lo siguiente:

Los mensajes más recientes de la comunicación con un contacto (si hay un historial de mensajes con el contacto)
«To» (el número de un destinatario). Se rellena automáticamente desde el campo de teléfono de su contacto. Si hay varios números de teléfono, podrá seleccionar el número correspondiente desde el menú desplegable.
«Destination country code». Este es un campo opcional que se muestra para los contactos que no tienen el código de país en el cuerpo del teléfono. El código de país se sugerirá automáticamente, en función del código de país del número que elija como remitente. Puede elegir cualquier otro código de país del menú desplegable.
«From». Este campo muestra el número de un remitente. Se carga automáticamente con el número que tuvo el último contacto con el destinatario. Si hay varios números conectados a TimelinesAI, podrá seleccionar entre estos números, a través del menú desplegable.
«Attachment». Puede agregar un archivo adjunto a su mensaje y enviarlo a WhatsApp directamente, desde la interfaz de Pipedrive. Para que el archivo adjunto se muestre en el menú desplegable, debe cargarse/subirse primero, en la sección "Archivos" de la Persona/Trato. Se admiten todos los tipos de archivos adjuntos de WhatsApp (documentos, imágenes, videos, etc.). Se aplican limitaciones de tamaño.
«Your Message». Este es el cuerpo de su mensaje, ingrese su texto aquí.
Botón de «Send». Al hacer clic en «Send», su mensaje será enviado a su contacto a través de WhatsApp. El historial de su comunicación se guarda en la actividad «Whatsapp chat». Si su destinatario responde, el campo de actividad se actualizará con una respuesta.

Este panel permite enviar rápidamente un mensaje de WhatsApp, directamente desde la interfaz de Pipedrive. Si no hubo comunicación previa en WhatsApp con este contacto, el nuevo chat se iniciará automáticamente una vez que envíe un mensaje.

Si hubo alguna comunicación con este contacto, los mensajes más recientes se mostrarán en la parte superior del Panel. Su mensaje se enviará al chat de WhatsApp existente con este contacto.

Si desea revisar el historial de chat completo con un contacto de una manera más conveniente, use el enlace al chat de WhatsApp en TimelinesAI, el cual encontrará en el panel mismo on en los inferiores.

El enlace al chat de WhatsApp con un contacto en TimelinesAI. La integración de WhatsApp-Pipedrive crea un campo personalizado en los detalles de su Persona y Tratos. Este campo se llama «Whatsapp chat link». Contiene un enlace al chat de WhatsApp con su contacto en TimelinesAI.

Cualquier persona de su equipo puede abrir este enlace, revisar el historial del chat completo con su contacto, y escribir un mensaje al contacto en WhatsApp. Para que puedan hacerlo, invite a los miembros de su equipo a colaborar en la sección de «Team» en TimelinesAI.

Los miembros de su equipo también podrán iniciar chats con nuevos contactos en WhatsApp, configurar y usar plantillas, enviar mensajes masivos y más.

Cómo Enviar Campañas de Mensajería de WhatsApp a Segmentos Personalizados de sus Clientes en Pipedrive

TimelinesAI proporciona la función «Bulk reply» o respuesta masiva, que le permite crear campañas de mensajería con cientos o incluso miles de destinatarios en WhatsApp. Aquí está la guía que brinda más detalles sobre cómo crear una campaña de mensajes masivos en WhatsApp, usando filtros en TimelinesAI y la función de «Bulk reply».

Asignación Automática de Propiedad para Contactos de WhatsApp en Pipedrive

Es útil en caso de que su equipo conecte más de 1 número de WhatsApp para sincronizar en Pipedrive. Por ejemplo, si sus vendedores quieren conservar la propiedad de los contactos que se sincronizan desde sus números de WhatsApp con Personas y Prospectos/Tratos de Pipedrive.

Es posible asignar automáticamente la propiedad de los contactos de WhatsApp en Pipedrive. Para que esto funcione, el correo electrónico en TimelinesAI y los perfiles de usuario de Pipedrive deben coincidir. Además, la cuenta de WhatsApp del miembro del equipo debe permanecer conectada. En tal caso, a los contactos que llegan a través del número de WhatsApp de un miembro del equipo determinado en TimelinesAI, se les asignará un Propietario en Pipedrive.

Por ejemplo, supongamos que invita a un vendedor llamado Juan como miembro del equipo a TimelinesAI. Juan conecta su número de WhatsApp a TimelinesAI. El correo electrónico que usa Juan para TimelinesAI y Pipedrive es el mismo. Por lo tanto, a Juan se le asignará automáticamente como propietario de todos los contactos de WhatsApp que se sincronizan desde su número en Pipedrive.

Preguntas Frecuentes

¿Funciona la integración con números regulares de WhatsApp y/o de WhatsApp Business?

La integración de WhatsApp-Pipedrive funciona con cualquier tipo de cuenta de WhatsApp.

¿Requiere la API de WhatsApp?

No. Funciona con la conexión Web de WhatsApp de su dispositivo.

Estoy recibiendo mensajes de WhatsApp que aparecen como actividades en mi calendario. ¿Cómo lo deshabilito?

En Pipedrive, diríjase a Configuración → Sincronización de Calendario y desmarque la actividad denominada «Whatsapp chat». Aquí puede encontrar más detalles.

¿Esta integración de WhatsApp-Pipedrive admite archivos adjuntos (documentos, mensajes de voz, etc.)?

Sí. Los archivos adjuntos se cargarán automáticamente en la sección «Archivos» de la Persona o Trato conectado en Pipedrive.

¿Cómo empareja TimelinesAI, los contactos de WhatsApp en Pipedrive? ¿Habrá algún problema con la forma en que estamos acostumbrados a formatear los números de contacto? (por ejemplo, incluyendo «+», código de país, etc.)?

TimelinesAI empareja los números de contacto en varios pasos. Primero, intentamos emparejar de manera exacta, en un formato internacional completo con un «+» inicial. Si no hay ninguna coincidencia, comenzamos a truncar los caracteres del lado izquierdo del número (como una cadena de caracteres) y a la coincidencia aproximada con el número guardado en Pipedrive. Nos detenemos cuando quedan 7 caracteres (muy pocos para una coincidencia precisa) y lo consideramos como no coincidencia. En este caso, se creará automáticamente un nuevo contacto (Persona) en Pipedrive.

En otras palabras, generalmente no habrá ningún problema con el formato que esté usando para guardar sus números de contacto.

¿Puedo responder a WhatsApp desde Pipedrive con su integración?

Sí. Utilice el panel «Send WhatsApp message», dentro del perfil de la Persona o Trato de Pipedrive. Para que esto funcione, el contacto debe tener al menos 1 número de teléfono guardado.

¿Qué sucede si mi dispositivo se desconecta? ¿La integración se pondrá al día con la comunicación de WhatsApp cuando me vuelva a conectar?

Sí. TimelinesAI se pondrá al día y cargará automáticamente los mensajes y documentos de WhatsApp que usted o su contacto enviaron a Pipedrive.

¿Puedo probar la integración de WhatsApp-Pipedrive gratis?

Sí. Registre un perfil en TimelinesAI, y obtendrá 10 días de Prueba Gratuita completamente funcional. Conectar su número de WhatsApp con Pipedrive es instantáneo y toda la configuración demora hasta ~5 minutos.

No se requiere aprobación comercial o API de WhatsApp.

Actualizado el: 10/09/2024