Integración de WhatsApp con HubSpot: Guía de Instalación
Cómo Configurar la Integración de WhatsApp con HubSpot usando TimelinesAI
Inicie sesión en TimelinesAI o registre una cuenta de TimelinesAI si aún no la tiene;
Conecte su cuenta de WhatsApp a TimelinesAI, navegando a la pestaña «My account», dentro de la sección de WhatsApp; genere y escanee el código QR con su aplicación móvil de WhatsApp (funciona tanto con cuentas de WhatsApp Regulares como Business);
Navegue a la sección de integración de HubSpot, dentro de su cuenta de TimelinesAI, y haga clic en «Connect HubSpot».
Si su usuario de HubSpot está vinculado a varias cuentas de HubSpot, elija la cuenta de HubSpot que desea conectar a TimelinesAI (las conversaciones de WhatsApp se sincronizarán con esa cuenta);
Otorgue acceso a los datos de su cuenta de HubSpot haciendo clic en «Conectar la aplicación»;
Configure los ajustes de integración en TimelinesAI, eligiendo la frecuencia de sincronización y las preferencias de creación automática para contactos y tratos (siempre puede volver aquí más tarde para cambiar los ajustes);
Haga clic en «Test integration» (se desactivará si aún no ha conectado su cuenta de WhatsApp con TimelinesAI);
Se mostrará una ventana emergente, con un enlace a un contacto de prueba creado en su cuenta de HubSpot; Haga click en ese enlace. Si se perdió la ventana emergente, navegue a su cuenta de HubSpot y busque el contacto de «TimelinesAI Support»;
Navegue a la pestaña «Actividad» y seleccione «WhatsApp», para que su mensaje de WhatsApp se muestre para Contactos;
Diríjase a «Ventas → Negocios» y busque «Whatsapp deal (TimelinesAI Support)». Luego, vaya a la pestaña de «Actividades» y seleccione «TimelinesAI - WhatsApp integration» ahí también
¡Y listo! A partir de este momento, los mensajes de las cuentas de WhatsApp conectadas a su espacio de trabajo de TimelinesAI, aparecerán automáticamente en la cronología de actividad de los contactos y tratos apropiados (según la configuración de integración).
¿Cómo Funciona la Integración de WhatsApp ←→ HubSpot en TimelinesAI?
Los contactos en su cuenta de WhatsApp se emparejarán automáticamente con los contactos en HubSpot, según su número de WhatsApp. La coincidencia funcionará con cualquier formato de número de teléfono en el que pueda estar guardando números (con o sin «+»/código de país/etc.).
Los mensajes de WhatsApp se insertan como un elemento de actividad personalizado, dentro de la fuente de actividad de un Contacto y el Negocio relacionado, actualizado más recientemente (si existe). Las entradas se agregarán de acuerdo con la configuración de «Synchronization frequency» (Frecuencia de sincronización). La configuración «Real-Time» (Tiempo Real), sincronizará los mensajes al instante, pero se puede optar por una frecuencia diferente que sincronizará y agregará los mensajes una vez, cada tanto de horas. Se debería considerar elegir una frecuencia de 12 horas o incluso de 24 horas, si se tiene una comunicación de WhatsApp muy ocupada, para evitar saturar la fuente de actividad y encontrarse con límites de llamadas API en su cuenta de HubSpot.
Los archivos adjuntos enviados o recibidos, en los chats de WhatsApp con sus contactos, se cargarán automáticamente en la sección Archivos de su cuenta de HubSpot y se vincularán a los mensajes correspondientes, en las fuentes de actividad de Contactos y Negocios.
Creación Automática y Asignación de Propiedad para Contactos y Negocios
Para crear automáticamente un contacto en su cuenta de HubSpot, en caso de que no se encuentre ninguna coincidencia por número de teléfono, habilite «Create new Persons automatically» (Crear nuevas personas automáticamente) dentro de los ajustes de la Integración de HubSpot
Para crear automáticamente un Negocio, en caso de que no haya ningún Negocio vinculado al Contacto coincidente o creado automáticamente, habilite «Create new Deals automatically» (Crear nuevos tratos automáticamente) en la configuración de integración de HubSpot
Cuando se crea automáticamente un Contacto o un Negocio, el usuario de HubSpot que creó la integración se asignará como propietario de forma predeterminada.
Si TimelinesAI crea automáticamente un Contacto y/o un Negocio en HubSpot, cuando se recibe el primer mensaje en un nuevo chat, es probable que la única información que se conozca sobre el nuevo Contacto sea su número de WhatsApp. Por lo tanto, el nuevo Contacto/Negocio en HubSpot se nombrará según el número. Una vez que se cambie el nombre de dicho contacto en TimelinesAI o en la cuenta de WhatsApp, también se le cambiará el nombre automáticamente en HubSpot. Un contacto o trato que no se haya creado automáticamente no se cambiará su nombre automáticamente.
Cómo Sincronizar Varias Cuentas de WhatsApp en HubSpot
Su equipo puede conectar múltiples números de WhatsApp a TimelinesAI. Ésto puede ser útil en caso de que sus agentes de ventas utilicen números individuales, o si tiene varios departamentos que utilizan WhatsApp para diferentes propósitos (ventas, soporte al cliente, evaluación de clientes potenciales, etc.)
Para conectar números de WhatsApp adicionales, solo necesita invitar al miembro del equipo a TimelinesAI y pedirle que escanee el código QR en la sección de WhatsApp, con su aplicación de móvil de WhatsApp. Un perfil de usuario puede conectar un solo número de WhatsApp a la vez, pero todos los usuarios de su espacio de trabajo pueden hacerlo. Técnicamente, es posible conectar una cantidad ilimitada de números de WhatsApp de esta manera (sujeto a la compra de asientos en su plan).
Si tiene la integración de HubSpot activa en este espacio de trabajo, todos los chats de todas las cuentas de WhatsApp conectadas se sincronizarán sin problemas, como en el caso de una sola cuenta de WhatsApp.
Actualizado el: 13/03/2024
¡Gracias!